BPMN 2.0 Hakkında Bilmeniz Gereken ve Merak Edilenler
I.Giriş
Kurumsal süreç yönetimi disiplini son 10 yıldır önemli bir dönüşüm yaşıyor. BPMN 2.0 koduyla tanımlanan bu dönüşüm, süreç yönetimi disiplinine neler kattı? Neleri değiştirdi?
BPMN 2.0 Hakkında Bilmeniz Gereken Neler Var?
İşletmelerin tüm işlerini kurumsallaştırırken en çok yararlandıkları teknolojilerin başında BPM yazılımları gelmektedir. BPM yazılımı, işletmelerin verimliliği ve üretkenliği artırmak için süreçlerini yönetmelerine yardımcı olmak üzere tasarlanmış bir yazılım türüdür. BPM yazılımı genellikle iş süreçlerini modellemek, otomatikleştirmek, izlemek ve optimize etmek için kendilerine özgü araçlar içerir.
BPM yazılımının yaygın özellikleri arasında süreç modelleme ve tasarım araçları, iş kuralları ile iş akışı otomasyonu ve orkestrasyonu, veri analitiği ve raporlama, dış sistemlerle ve iletişim araçları ile entegrasyon yer alabilir. BPM yazılımı, imalat ve lojistikten finansa ve sağlığa kadar çeşitli endüstrilerde ve amaçlarla kullanılabilir.
İş Süreci Modeli ve Notasyonu* (kısaca BPMN) 2.0, iş süreci modellemesi için bir grafik gösterim standardıdır. BPMN 2.0 ile süreç analizi; süreçlerin verimliliğini, etkinliğini ve üretkenliğini artırmak için bir iş sürecinin görsel olarak tanımlanmasını ve belgelenmesini kapsar. Normatif bir standart olması sebebiyle BPMN 2.0 ile hazırlanmış süreçler uygun BPM yazılımları tarafından otomatik olarak bir "uygulamaya" dönüştürülebilir.
[Notasyon * teknik araçları ve işlemleri görsel olarak temsil etmek için sanatsal ve bilimsel disiplinlerde kullanılan grafik veya semboller, karakterler ve kısaltılmış ifadeler sistemidir.]
BPMN 2.0'ın kısa açıklaması
BPMN 2.0, iş süreçlerini modellemek için kullanılan standart bir notasyon dili olan İş Süreci Modeli ve Notasyon 2.0'ın kısaltmasıdır. Hem teknik hem de teknik olmayan paydaşlar tarafından kolayca anlaşılacak şekilde tasarlanmış bir sürecin grafiksel temsilidir. BPMN 2.0, kullanıcıların ayrıntılı ve kapsamlı süreç şemaları oluşturmasına olanak tanıyan kendisine özgü semboller ve öğeler içerir. BPMN 2.0'ın amacı, paydaşlar arasındaki iletişimi ve işbirliğini geliştirmek, iş süreçlerinin açık ve standartlaştırılmış dokümantasyonunu sağlamak, bu standart süreçleri ve iş akışlarını birer uygulamaya dönüştürmek ve süreç analizleri ile optimizasyon yeteneklerini geliştirmektir. İş süreçlerini kolaylaştırmak ve optimize etmek için çeşitli endüstrilerde ve kuruluşlarda yaygın olarak kullanılmaktadır.
BPMN 2.0 Hakkında Bilmeniz Gereken Neler Var
İş süreci modellemede BPMN 2.0'ın önemi Nedir?
BPMN 2.0, hem teknik hem de teknik olmayan personelin kendi iş süreçlerinin kapsamlı ve kolay anlaşılır diyagramlarını oluşturmasına olanak tanıyan standartlaştırılmış bir notasyon dili sağladığı için özellikle iş süreci modellemesinde ve süreç prototiplerinin hazırlanmasında önem arz etmektedir. Bu standardizasyon, tüm paydaşların aynı dili ve sembolleri kullanmasını sağlayarak aralarındaki iletişimi ve işbirliğini geliştirir. BPMN 2.0 ayrıca, işletme genelinde süreç değişikliklerini ve iyileştirmeleri iletmek için kullanılabilecek iş akışlarının açık ve standartlaştırılmış dokümantasyonunu sunar. Ek olarak BPMN 2.0, gelişmiş süreç analizi ve optimizasyon yetenekleri sayesinde kurumların verimsizlikleri belirlemesine ve süreçlerini iyileştirmesine olanak tanır. Kurumlar, BPMN 2.0'ı kullanarak verimliliği artırabilir, maliyetleri azaltabilir ve genel iş performanslarını iyileştirebilir.
II. BPMN 2.0 nedir? BPMN 2.0 Hakkında Bilmeniz Gereken Neler Var
BPMN 2.0 nasıl tanımlanır?
BPMN 2.0, paydaşların iş süreçlerinin açık ve kolay anlaşılır diyagramlarını oluşturmasına olanak tanıyan standart bir sembol ve öğe seti sunar. Hem teknik hem de teknik olmayan paydaşlar tarafından kolayca anlaşılacak ve aralarındaki iletişimi ve işbirliğini geliştirecek şekilde tasarlanmıştır. BPMN 2.0'ın amacı, iş süreçlerini normatif standartlara uygun biçimde modellemek, açık ve tutarlı dokümantasyon hazırlamak ve süreç analizi ve optimizasyon yeteneklerini geliştirmek için standartlaştırılmış bir dil oluşturmaktır. BPMN 2.0, iş süreçlerini kolaylaştırmak ve optimize etmek için çeşitli endüstrilerde ve kuruluşlarda yaygın olarak kullanılmaktadır. BPMN 2.0 Hakkında Bilmeniz Gereken Neler Var?
BPMN 2.0 öğelerine ve sembollerine genel bakış
BPMN 2.0, paydaşların iş süreçlerinin açık ve kolay anlaşılır diyagramlarını oluşturmasını sağlayan öğeler ve sembollerden yararlanır. BPMN 2.0'ın temel öğelerinden ve sembollerinden birkaç örneği aşağıda bulabilirsiniz:
Ana Ögeler:
Durumlar: Bunlar, iş sürecini oluşturan faaliyetleri, adımları veya olayları temsil eder. Örneğin görevler, akış adımları ve olaylar en yaygın kullanılan durumlardır. İşe alım sürecinde adayın mülakata çağırılması ve adayla iş görüşmesi yapılması ayrı ayrı birer durumdur.
Başlangıç / Bitiş Durumu: Bunlar, sürecin başlangıcı veya bitişi veya belirli bir olayın meydana gelmesi gibi bir şeyin meydana geldiği süreçteki noktalardır.
Bağlantı / Geçiş Nesneleri: Bunlar, sürecin akışını veya yönünü temsil eder. Örneğin durumlar arası bağlantılar genel olarak geçişler olarak tanımlanır. İş alım sürecinde adayın çağırılması durumu ile adayla görüşme yapılması arasındaki bağlantı bir geçiştir. Durum içinde yetkili kullanıcının alabileceği aksiyonlar geçişlerle tanımlanır.
Alt Ögeler:
Gruplar: Bunlar, süreçte yer alan farklı çalışma gruplarını veya departmanları temsil eder. Örneğin iş havuzları, iş listeleri ve aynı rollerle yetkilendirilmiş kullanıcılar gruplar olarak tanımlanabilir. İşe alım akışında adayı görüşmeye davet eden İnsan Kaynakları Yetkilileri bir grup olarak tanımlandığında bu gruptaki kullanıcılar gruba atanan rolün sağladığı yetki setinden yararlanır ve her bir durum için bu gruba özel bir iş havuzu tanımlanabilir.
Veri Alanları: Bunlar, süreçte kullanılan veya üretilen verileri temsil eder.
Sayfalar: İçinde her türlü sistemsel ya da özel veri alanını barındıran akış adımları içinde kullanılan formlardır. Her akış için en 1 kayıt giriş sayfası ile 1 kayıt işlem formunun sayfa olarak tanımlanması gerekir. Bunlar dışında akışın pürüzsüz ilerletilebilmesi için tarihçe, notlar, detaylar gibi tamamlayıcı sayfalar tanımlanabilir.
Notlar/Açıklamalar: Bunlar, sürece ek bilgi veya bağlam sağlamak için kullanılır. Örneğin veri nesneleri, ek açıklamalar ve kullanıcıların görüşleri Notlar ve Açıklamalar alanında dinamik olarak yer alır.
İlişkili Kayıtlar: Süreçte akışın birden çok kayıtla ilişkilendirilerek ANA / ALT/ İLİŞKİLİ akış yolları ile birleşebileceği kayıt türleridir. Örneğin iş alım sürecinde
Mesajlar: Sürecin farklı bölümleri arasındaki iletişimi temsil eder. Akışta yer alan sayfa grubuna mesajlar için özel bir sayfa tanımlanabilir. Bu sayede akış içerisinde akışla ilgili bir mesajı ya da önceden hazırlanmış bir mesaj şablonunu paydaşlar ilgililerine göndererek yazılı iletişim kurabilirler.
İş Kuralları: Akış işletimine konu olan özel işleyiş kurallarını temsil eder. Kodsuz kullanım ara yüzüne sahip BPM yazılımlarında NO CODE iş kuralı tasarım ara yüzü ile akış adımlarına özelleştirilebilen kurallar tanımlanabilir. Örneğin bir durumda atanacak kullanıcı grubunu akış sayfalarındaki bir veri alanındaki özel bir değere göre belirlenebilir. Ya da bir veri alanı değerine göre akışa yeni bir geçiş eklenebilir.
Paydaşlar, bu öğeleri ve sembolleri kullanarak iş süreçlerinin kapsamlı ve kolay anlaşılır diyagramlarını oluşturarak daha iyi iletişim, işbirliği ve süreç optimizasyonu sağlayabilirler.
BPMN 1.0 ve BPMN 2.0 arasındaki farklar nelerdir?
BPMN 2.0, BPMN 1.0'ın güncellenmiş bir sürümüdür ve çeşitli iyileştirmeler ve yeni özellikler içerir. BPMN 1.0 ve BPMN 2.0 arasındaki temel farklardan bazıları şunlardır:
Daha kapsamlı sembol seti: BPMN 2.0, daha ayrıntılı ve kapsamlı süreç modellemeye izin veren daha geniş bir sembol ve öğe yelpazesi içerir.
Geliştirilmiş esneklik: BPMN 2.0, daha karmaşık süreçleri modelleme ve istisnaları daha etkin bir şekilde ele alma yeteneği ile süreç modellemede daha fazla esneklik sunar.
Standartlaştırılmış iş akışı: BPMN 2.0, iş akışlarında oluşan süreçlerin modellenmesini ve anlaşılmasını kolaylaştıran standart bir iş akış gösterimi içerir.
Gelişmiş olay işleme: BPMN 2.0, ara (işletim) ve sınır (başlangıç ve bitiş) olayları modelleme yeteneği ile gelişmiş olay işleme yetenekleri sunar.
Basitleştirilmiş gösterim: BPMN 2.0, BPMN 1.0'da kullanılan bazı gösterimleri basitleştirerek okumayı ve anlamayı kolaylaştırdı.
İyileştirilmiş anlamlandırma: BPMN 2.0, notasyonun semantiğini geliştirerek daha kesin hale getirdi ve süreç modellemedeki belirsizlikleri azaltmıştır.
Genel olarak, BPMN 2.0, BPMN 1.0'dan daha kapsamlı, esnek, normatif ve kesin bir gösterim dilidir ve paydaşların karmaşık süreçleri daha etkili bir şekilde modellemesine ve süreç bilgilerini daha net bir şekilde iletmesine olanak tanır. Bu sayede prototip hale getirilen bir akış, BPM yazılımının kapasitesine bağlı olarak bir iş akış uygulamasına dönüştürülebilir.
III.BPMN 2.0 kullanmanın faydaları Nelerdir?
Kurumun kullanmayı tercih ettiği BPM yazılımının BPMN 2.0 disiplinini kullanmasının faydalarını 4 başlık altında toplayabiliriz:
-Kurum içi iletişimin gelişimine katkı sağlar,
-İş süreçlerinin açık ve standartlaştırılmış dokümantasyonunu oluşturur,
-Gelişmiş süreç analizi ve optimizasyon yetenekleri sunar,
-Verimlilik artışına ve maliyet tasarrufuna neden olur.
BPMN 2.0 kurum içi iletişimin gelişmesine nasıl katkı sağlar?
BPMN 2.0, paydaşlar arasındaki iletişimi ve işbirliğini çeşitli şekillerde geliştirebilir:
Standartlaştırılmış notasyon: BPMN 2.0, tüm paydaşların iş süreçlerini modellerken aynı dili ve sembolleri kullanmasına izin veren standartlaştırılmış bir notasyon dili sağlar. Bu, herkesin süreç hakkında ortak bir anlayışa sahip olmasını sağlamaya yardımcı olur ve kafa karışıklığını veya yanlış anlamaları azaltır.
Net süreç görselleştirmesi: BPMN 2.0, iş süreçlerinin açık ve kolay anlaşılır görsel temsillerini sağlar. Bu, paydaşların süreç akışını görmelerini ve sürecin farklı öğelerinin birbirleriyle nasıl ilişkili olduğunu anlamalarını kolaylaştırır.
İyileştirilmiş süreç dokümantasyonu: BPMN 2.0, iş süreçlerinin açık ve standartlaştırılmış dokümantasyonu sağlayarak süreç değişikliklerinin ve iyileştirmelerin kurum genelinde iletilmesini kolaylaştırır.
Gelişmiş süreç analizi: BPMN 2.0, paydaşların iş süreçlerini daha etkili bir şekilde analiz etmelerini ve optimize etmelerini sağlayan kapsamlı bir dizi sembol ve öğe sağlar. Bu, verimsizliklerin ve iyileştirme alanlarının belirlenmesine yardımcı olarak paydaşlar arasında daha etkili işbirliği ve iletişime yol açabilir.
Artan şeffaflık: BPMN 2.0, iş süreçlerinin açık ve standartlaştırılmış bir temsilini sunarak paydaşların sürecin nasıl çalıştığını ve akışa hangi adımların dahil olduğunu görmesini kolaylaştırır. Bu durum, paydaşlar arasında şeffaflığı ve güveni artırarak daha etkili işbirliği ve iletişime yol açabilir.
Kurumlar, BPMN 2.0'ı kullanarak paydaşlar arasındaki iletişimi ve işbirliğini geliştirerek daha etkili iş süreci modellemesi ve optimizasyonuna zemin oluştururlar.
İş süreçlerinin açık ve standartlaştırılmış dokümantasyonu
İş süreçlerinin açık ve standartlaştırılmış dokümantasyonu, BPMN 2.0 gösterimini kullanarak bir iş sürecinin ayrıntılı ve tutarlı bir kaydını oluşturma pratiğini ifade eder. Bu dokümantasyon, paydaşların sürecin nasıl çalıştığını anlamalarına ve iyileştirme alanlarını belirlemelerine olanak tanıyarak, süreç akışının açık ve standartlaştırılmış bir sunumuna imkan verir.
İş süreçlerini belgelemek için BPMN 2.0'ı kullanmak birkaç açıdan özellikle tercih edilir. Birincisi, tüm paydaşların süreçleri belgelendirirken standartlaştırılmış bir dil ve semboller kullanmasını sağlayarak kafa karışıklığını azaltır ve netliği artırır. İkinci olarak, süreç dokümantasyonu için tutarlı bir format sağlayarak, farklı departmanlar veya organizasyonlar arasındaki süreçleri anlamayı ve karşılaştırmayı kolaylaştırır.
BPMN 2.0 kullanan iş süreçlerinin açık ve standartlaştırılmış dokümantasyonu, süreç analizi ve optimizasyon çabalarını da destekleyebilir. Paydaşlar, süreç akışını analiz ederek ve iyileştirme alanlarını belirleyerek, süreci düzene sokmak ve optimize etmek için birlikte çalışabilir, bu da artan verimlilik ve üretkenliğe yol açar.
Genel olarak, BPMN 2.0 kullanan iş süreçlerinin açık ve standartlaştırılmış dokümantasyonu, etkili süreç modellemesi ve optimizasyonu için temel bir uygulamadır. Tüm paydaşların sürece ilişkin ortak bir anlayışa sahip olmalarını sağlar ve paydaşlar arasında etkili işbirliğini ve iletişimi destekleyerek süreç dokümantasyonu için açık ve tutarlı bir standart sağlar.
Gelişmiş süreç analizi ve optimizasyon yetenekleri
BPMN 2.0, kurumlar için gelişmiş süreç analizi ve optimizasyon yetenekleri ile iş akışlarında dinamik ve çevik bir değişime neden olur . BPMN 2.0'ın süreç analizini ve optimizasyonunu iyileştirmesinin bazı yolları şunlardır:
Kapsamlı süreç modellemesi: BPMN 2.0, paydaşların karmaşık iş süreçlerini büyük ayrıntılarla modellemesini sağlayan kapsamlı bir sembol ve öğe seti sunması ile ulaşılan ayrıntı düzeyi, verimsizliklerin veya iyileştirme alanlarının belirlenmesini kolaylaştırır.
Standartlaştırılmış notasyon: BPMN 2.0, paydaşların iş süreçlerini modellerken aynı dili ve sembolleri kullanmalarına izin veren standartlaştırılmış bir notasyon dili sunar. Bu, herkesin süreç hakkında ortak bir anlayışa sahip olmasını sağlamaya yardımcı olarak kafa karışıklığını veya yanlış anlamaları azaltır.
İyileştirilmiş süreç görselleştirmesi: BPMN 2.0, iş süreçlerinin açık ve kolay anlaşılır görsel sunumlarını sağlayarak, sürecin farklı öğelerinin birbiriyle nasıl ilişkili olduğunu görmeyi kolaylaştırır. Bu, paydaşların süreç akışındaki darboğazları veya verimsizlikleri belirlemesine yardımcı olabilir.
Ayrıntılı süreç analizi: BPMN 2.0, paydaşların süreçleri ayrıntılı bir düzeyde analiz etmelerini sağlayarak iyileştirme için belirli alanları belirlemelerine olanak tanır. Bu, daha etkili süreç optimizasyonuna yol açabilir.
Test yetenekleri: BPMN 2.0, simülasyon yeteneklerini destekleyerek paydaşların uygulamadan önce süreçleri test etmelerini ve optimize etmelerini sağlar. Bu, süreç akışındaki hata veya verimsizlik riskini azaltabilir.
Kuruluşlar, gelişmiş süreç analizi ve optimizasyon yetenekleri oluşturmak için BPMN 2.0'ı kullanarak iş süreçlerindeki verimsizlikleri belirleyip ele alabilir, bu da artan verimlilik ve üretkenliğe yol açar. Bu sonuçta maliyet tasarrufu, gelişmiş müşteri memnuniyeti ve artan rekabet gücü ile sonuçlanabilir.
Artan verimlilik ve maliyet tasarrufu
İş süreçlerini modellemek ve optimize etmek için BPMN 2.0'ı kullanmak, kurumlar için artan verimlilik ve maliyet tasarrufu sağlayabilir. BPMN 2.0'ın verimliliği artırmaya ve maliyetleri düşürmeye yardımcı olabileceği bazı yöntemler şunlardır:
Kolaylaştırılmış süreçler: BPMN 2.0, paydaşların iş süreçlerini çok detaylı bir şekilde modellemelerini ve analiz etmelerini sağlayarak, süreç akışındaki verimsizlikleri veya darboğazları belirlemelerine olanak tanır. Kurumlar, süreç akışını optimize ederek süreçleri düzene sokabilir, döngü sürelerini azaltabilir ve üretkenliği artırabilir.
İyileştirilmiş kaynak tahsisi: BPMN 2.0, paydaşların kaynakların aşırı veya yetersiz kullanıldığı alanları belirleyerek kaynak kullanımını analiz etmelerine olanak tanır. İşletmeler, kaynak tahsisini optimize ederek israfı azaltabilir ve verimliliği artırabilir.
Tasarım uyarlama maliyetindeki azalma: Özellikle teknik olmayan süreç analistlerinin de kod kullanmadan kolayca akış tasarımları yapabilmeleri ve bu tasarladıkları akışların hemen bir uygulamaya dönüştürülerek kullanılabilmesi teknik personele olan ihtiyacı da azaltacaktır.
Daha az operasyonel hata ve daha az âtıl çalışma: Kurumlar, BPMN 2.0'daki süreçleri modelleyerek ve test ederek, uygulamadan önce hataları ve verimsizlikleri belirleyebilir. Bu durum, maliyetli gereksiz dublike işlere olan ihtiyacını azaltabilir ve sürecin genel kalitesini iyileştirebilir.
Gelişmiş iş kuralları ile süreç otomasyonu: BPMN 2.0, süreç otomasyonu yeteneklerini destekleyerek kuruluşların tekrarlayan veya manuel görevleri otomatikleştirmesini sağlar. Ayrıca akış adımlarında karar noktalarını destekleyen kural setleri tanımlayarak işleyişin kendiliğinden gerçekleşmesine neden olur. Bu, manuel müdahale ihtiyacını azaltarak verimliliğin artmasına ve maliyet tasarrufuna yol açar.
Artan görünürlük ve kontrol: BPMN 2.0, iş süreçlerinin açık ve standartlaştırılmış dokümantasyonunu sağlayarak paydaşların süreç akışını anlamasını ve iyileştirme alanlarını belirlemesini kolaylaştırır. Bu artan görünürlük ve kontrol, daha etkili karar verme ve geliştirilmiş süreç sonuçlarına yol açabilir.
Genel olarak, verimliliği ve maliyet tasarrufunu artırmak için BPMN 2.0'ı kullanmak, süreç akışının kapsamlı bir şekilde anlaşılmasını ve sürekli iyileştirme taahhüdünü gerektirir. Kuruluşlar, BPMN 2.0 kullanarak iş süreçlerini optimize ederek maliyetleri azaltabilir, üretkenliği artırabilir ve sektörlerinde rekabet avantajı elde edebilir.
IV. BPMN 2.0 nasıl kullanılır?
BPMN 2.0 diyagramı oluşturma adımları
Bir BPMN 2.0 diyagramı oluşturmak için genel adımlar şunlardır:
Sürecin kapsamını tanımlayın: Sürecin sınırlarını tanımlayın ve diyagramda sürecin hangi bölümünün yer alacağını belirleyin.
Süreç aktivitelerini (durumlar ve geçişler) tanımlayın: Süreci oluşturan aktiviteleri ve bunların nasıl bağlantılı olduğunu tanımlayın. Faaliyetler, görevler veya alt akışlar gibi tüm akış unsurları BPMN 2.0 sembolleri kullanılarak temsil edilebilir.
Süreç akışını tanımlayın: Karar noktaları veya döngüleri dahil olmak üzere süreçteki faaliyetlerin sırasını tanımlayın. Bu işlem, durumların ve geçişler gibi BPMN 2.0 akış nesneleri kullanılarak yapılabilir.
Süreç verilerini ve girdileri/çıktıları tanımlayın: Sürecin işlemesi için gerekli olan verileri ve bunların her bir faaliyetten nasıl girdi ve çıktı olduğunu belirleyin. Bu, BPMN 2.0 veri seti kullanılarak tanımlanabilir. Her veriyi akışta kullanılacak uygun sayfalara yerleştirin.
Ek açıklamalar ve ek bilgiler ekleyin: İşlem akışını tam olarak anlamak için gerekli olabilecek ek bilgileri ekleyin. Bu, metin ek açıklamalarını veya diğer BPMN 2.0 yapılarını içerebilir.
Diyagramı doğrulayın: Proses akışını doğru bir şekilde temsil ettiğinden ve gerekli tüm bilgilerin dahil edildiğinden emin olmak için diyagramı gözden geçirin ve test edin.
Yineleyin ve iyileştirin: Diyagramı, geri bildirim ve teste dayalı olarak gerektiği gibi iyileştirin ve süreç tamamen optimize edilene kadar yinelemeye devam edin.
Genel olarak, bir BPMN 2.0 diyagramı oluşturmak, modellenen sürecin net bir şekilde anlaşılmasının yanı sıra dikkatli planlama ve ayrıntılara dikkat etmeyi gerektirir. Süreç analistleri, bu adımları izleyerek, süreç verimliliğini ve etkililiğini artırmak için kullanılabilecek açık ve doğru süreç modelleri oluşturabilirler.
Etkili BPMN 2.0 diyagramları tasarlamak için nelere dikkat etmek gerekir?
Etkili BPMN 2.0 diyagramları tasarlarken dikkat edilmesi gereken önerilerin bazıları şunlardır:
Basit tutun: Süreci doğru bir şekilde temsil etmeye devam ederken, süreç akışını mümkün olduğunca basitleştirin. Aşırı karmaşık diyagramlar kafa karıştırıcı olabilir ve anlaşılması zor olabilir.
Tutarlı gösterim kullanın: Tüm paydaşların sembolleri ve anlamlarını anladığından emin olmak için diyagram boyunca tutarlı bir bütünlükle tasarım yapın.
Standart kuralları izleyin: Rolleri, yetkileri veya sorumlulukları temsil etmek için süreç modellemenin standart kurallarını bağlı kalmaya çalışın. İstisnai koşullar için iş kurallarından yararlanın.
Açıklama alanlarını kullanın: Amaçlarının tüm paydaşlar için net olduğundan emin olmak için her bir durum, geçiş ve aksiyon için tanımlayıcı etiketler, açıklama notları kullanın.
Kesin olun: Süreç akışında hiçbir belirsizlik olmamasını sağlamak için kesin bir dil ve notasyon kullanın.
Diyagramı doğrulayın ve test edin: Süreci doğru bir şekilde temsil ettiğinden emin olmak için diyagramı akış içinde görev alacak kullanıcı ve kullanıcı gruplarıyla doğrulayın ve hataları veya verimsizlikleri belirlemek için test edin.
Yineleyin ve düzeltin: Tasarımın süreci doğru bir şekilde temsil ettiğinden ve süreç verimliliğini ve etkililiğini iyileştirmede etkili olduğundan emin olmak için diyagramı geri bildirim ve teste dayalı olarak sürekli iyileştirin.
Genel olarak, etkili BPMN 2.0 diyagramları tasarlamak, ayrıntılara dikkat etmeyi ve sürekli iyileştirmeyi gerektirir. Tüm süreç analistleri, bu hususlara dikkat ederek ve tasarım adımlarını takip ederek iş süreçlerini iyileştirmek ve kurumsal hedeflere ulaşmak için kullanılabilecek açık, doğru ve etkili süreç modelleri oluşturabilirler.
BPMN 2.0 diyagramları oluşturmak için araçlar ve yazılımların ortak özellikleri nelerdir?
BPMN 2.0 araçlarının ve yazılımının bazı ortak özellikleri şunlardır:
BPMN 2.0 diyagram oluşturma: Tüm BPMN 2.0 araçları ve yazılımları, kullanıcıların iş süreçlerini modellemek ve analiz etmek için BPMN 2.0 diyagramları oluşturmasına olanak tanır.
İşbirliği: Birçok BPMN 2.0 aracı ve yazılımı, aynı şema üzerinde farklı analistler ya da teknik personelle işbirliği yapmak için imkan sunar.
Test: Bazı BPMN 2.0 araçları ve yazılımları, kullanıcıların tasarımlarını test etmek ve iyileştirmek için süreç modellerini simüle etmelerine olanak tanır. Tasarım ve test ortamında yapılan akış simülasyonları sonrasında iş akışı ta da iş akışının belirli özellikleri sürümleme yapılarak üretim ortamına aktarılır.
Analiz: Birçok BPMN 2.0 aracı ve yazılımı, akış tıkanıklıklarını ve verimsizlikleri belirlemek için süreç modellerini analiz etmeye yönelik raporlama ve dashboard özelliğine sahiptir.
Entegrasyon: BPMN 2.0 araçları ve yazılımı, süreç yönetimini kolaylaştırmak için diğer iş uygulamalarıyla entegre olabilmelidir. İş akışları içinde kullanılabilecek finans yönetimi, insan kaynakları yönetimi, stok yönetimi, ERP uygulamaları gibi dış sistemlerle entegrasyon yapılabilmeye açık olması gerekir.
Bulut tabanlı: Birçok BPMN 2.0 aracı ve yazılımı bulut tabanlıdır ve kullanıcıların süreç modellerine internet bağlantısı olan herhangi bir yerden, her hangi bir terminalden erişmesine olanak tanır.
BPMN 2.0 yazılımını seçerken dikkate alınması gereken faktörler Nelerdir?:
BPMN 2.0 yazılımını seçerken dikkate alınması gereken bazı faktörler şunlardır:
Özellikler: BPMN 2.0 yazılımı tarafından sunulan işbirliği, simülasyon ve analiz gibi özellikleri ve işlevleri göz önünde bulundurun.
Kullanım kolaylığı: Kullanımı kolay ve sezgisel bir arayüze sahip BPMN 2.0 yazılımını seçin.
Tasarım ve uyarlama kolaylığı: BPMN 2.0 disiplininin kazandırdığı olanaklarla akış tasarımı, veri alanı tanımlama, sayfa tasarımı, iş kuralı tanımlama, rapor ve dashboard hazırlama gibi fonksiyonlar kod kullanılmadan NO CODE altyapı ile gerçekleştirilebilmelidir.
İş Kuralları: Akış tasarımının işleyiş kurallarını durumsal olarak özelleştirmek ve işleyişi standartlaştırmak üzere iş kuralları tanımlama özelliğinin olması kritik tercih sebeplerinden birisidir. Bu iş kurallarından sıklıkla kullanılanlar kod kullanmadan NO CODE olarak tasarlabilir iken özel ihtiyaçlara yönelik olarak her bir akışa özgü kullanılabilecek scriptler LOW CODE olarak geliştirilerek kullanılabilmelidir.
Uyumluluk: BPMN 2.0 yazılımının kullanmakta olduğunuz diğer iş uygulamalarıyla entegre olup olmadığını değerlendirin.
Maliyet: Bütçenize uyan ve ihtiyacınız olan özellikleri sağlayan BPMN 2.0 yazılımını seçin.
Destek: Eğitim ve teknik destek dahil olmak üzere BPMN 2.0 yazılım satıcısı tarafından sağlanan desteğin düzeyini göz önünde bulundurun.
Genel olarak, doğru BPMN 2.0 yazılımını seçmek, özel iş ihtiyaçlarınıza ve bütçenize bağlıdır. BPMN 2.0 yazılım seçeneklerini değerlendirirken özellikleri, kullanım kolaylığını, uyumluluğu, maliyeti ve desteği göz önünde bulundurun.
BPMN 2.0 ile Süreç Tasarımı İçin Sorulması Gereken Sorular Nelerdir?
Süreç analizi, iş süreci yönetiminde çok önemli bir adımdır ve İş Süreci Modeli ve Notasyonu (BPMN) 2.0, bir süreci analiz etmek için kullanılabilecek bir dizi sorunun sorulmasına ve cevabının tespit edilmesine imkan verir. BPMN 2.0'a göre süreç analizi sırasında sorulabilecek sorulardan bazıları şunlardır:
Sürecin amacı nedir?
Süreci başlatan aksiyon nedir?
Sürecin ana adımları nelerdir?
Süreci başlatmak için gereken girdiler nelerdir?
Her bir süreç faaliyeti için gereken girdiler nelerdir?
Süreç adımlarının işleyişi ve izlenmesi için gerekli veri seti hangi verilerden oluşur ve bu verilerin yer alması gereken sayfalar hangileridir?
Her bir süreç adımının ve faaliyetinin çıktıları nelerdir?
Sürece dahil olan kullanıcılar ve kullanıcı grupları hangileridir?
Her bir süreç adımını veya faaliyetini kim gerçekleştirir?
Süreçteki karar noktaları nelerdir?
Süreci yöneten kurallar nelerdir?
Süreci yönetenpolitikalar nelerdir?
Süreci yürütmek için gereken kaynaklar nelerdir?
Süreç kontrolleri ve izleme koşulları nelerdir?
Süreç nasıl ölçülür ve değerlendirilir?
Süreçle ilgili riskler nelerdir?
Süreç nasıl iyileştirilebilir veya optimize edilebilir?
Süreç için performans kriterleri nelerdir?
Süreç hangi durumlarla sona erer?
Sürecin olası sonuçları nelerdir?
Bu sorular, süreç verimsizliklerini, darboğazları ve iyileştirme alanlarını belirlemeye yardımcı olabilir ve daha etkili süreç tasarımı ve yönetimine yol açabilir.
Süreç analistleri, bu soruları yanıtlayarak kuruluşların iş süreçlerindeki verimsizlikleri, darboğazları ve iyileştirme alanlarını belirlemelerine yardımcı olabilecek ayrıntılı bir süreç modeli oluşturabilir.
V. BPMN 2.0'ın gerçek dünya örnekleri İş süreçlerini modellemek için BPMN 2.0 kullanan kuruluşların vaka incelemeleri örnekleri
İş süreçlerini modellemek için BPMN 2.0 kullanan kuruluşlara ilişkin bazı vaka çalışması örnekleri aşağıda verilmiştir:
Alarko: Çok uluslu bir holding olan Alarko Holding, hizmet odaklı mimari (SOA) iş süreçlerini modellemek için BPMN 2.0 temelli Next4biz BPM kullandı. Paydaşlar arasındaki iletişimi iyileştirmek, karmaşıklığı azaltmak ve esnekliği artırmak için BPMN 2.0'dam yararlandılar.
Şekerbank: Türkiye’nin en köklü bankalarından birisi olan Şekerbank, ITSM süreçleri yanında servis sağlayıcı sözleşme sürecini modellemek için BPMN 2.0 temelli Next4biz BPM kullanmaktadır. Süreç belgelerini standart hale getirmek, işbirliğini geliştirmek ve döngü süresini azaltmak için BPMN 2.0'ı kullandılar.
Vigo: Türkiye genelinde 60 şehirde 6binden fazla kurye ile adrese dağıtım hizmeti veren ve aynı zamanda bir teknoloji şirketi olan Vigo, kuryelerinin işe alımı, sözleşme yönetimi ve hizmet mutabakatlarına kadar tüm kurye süreçlerini modellemek için Next4biz BPM kullandı. Süreç verimsizliklerini belirlemek, süreçlerini kolaylaştırmak ve müşteri memnuniyetini artırmak için BPMN 2.0'ın avantajlarından yararlandılar.
Yataş: Çok mağazalı bir mobilya üretim, pazarlama ve servis şirketi olan Yataş, mobilya servis ve montaj sürecini modellemek için BPMN 2.0 disipliniyle kullandıkları Next4biz BPM ile gerçekleştiriyorlar. Tüm sistemleri entegre ederek bütün süreçleri 6 ay içerisinde Next4biz BPM ile tanımlandı ve uygulamaya geçti. Halihazırda süreç tasarımları, uyarlamaları ve iyileştirmeleri kendi süreç analistleri ile hiçbir teknik desteğe ihtiyaç duymadan kendileri tarafından iyileştirilmektedir.
Milangaz /Likitgaz: Bir gaz dağıtım firması olan Milangaz/Likitgaz, satış ve sipariş akışlarında Next4biz BPM kullandılar. İş kuralı temelli süreç otomasyonu ile verimsizliklerini belirlemek, tüm müşteri ve bayii ilişkisini geliştirmek ve teslim sürelerini azaltmak için BPMN 2.0 temelli Next4biz BPM ile süreçlerini yönetmektedirler.
Bu vaka incelemeleri, gelişmiş iletişim, süreç dokümantasyonunun standardizasyonu, artan işbirliği ve süreç optimizasyonu dahil olmak üzere iş süreçlerini modellemek ve analiz etmek için BPMN 2.0 kullanmanın faydalarını göstermektedir. BPMN 2.0, operasyonel mükemmellik ve stratejik hedeflere ulaşmak için her sektörden her kuruma uygulanabilir.
Farklı endüstriler ve kullanım durumları için BPMN 2.0 diyagramı örnekleri
Farklı sektörler ve kullanım durumları için bazı BPMN 2.0 diyagramları örnekleri aşağıda verilmiştir:
Sağlık: Bir hastaneye hasta kabul sürecini modellemek için bir BPMN 2.0 diyagramı kullanılabilir. Diyagram, hasta kaydı, triyaj, tıbbi değerlendirme ve bir hastane odasına kabul gibi faaliyetleri içerecektir.
Perakende: Bir perakende şirketi için çevrimiçi satın alma sürecini modellemek için bir BPMN 2.0 diyagramı kullanılabilir. Diyagram, ürünlere göz atma, alışveriş sepetine ürün ekleme, ödeme ve nakliye bilgilerini girme ve siparişi gönderme gibi etkinlikleri içerir.
Üretim: Bir üretim şirketi için tedarik zinciri sürecini modellemek için bir BPMN 2.0 diyagramı kullanılabilir. Diyagram, hammadde temini, üretim, kalite kontrol ve nakliye gibi faaliyetleri içerecektir.
Finansal Hizmetler: Bir bankanın kredi onay sürecini modellemek için bir BPMN 2.0 diyagramı kullanılabilir. Diyagram, başvuru incelemesi, kredi notu ve kredi geçmişi kontrolü, sigortalama ve kredi onayı gibi faaliyetleri içerecektir.
Pazarlama: Bir pazarlama ekibi için e-posta kampanyası sürecini modellemek için bir BPMN 2.0 diyagramı kullanılabilir. Diyagram, liste bölümlendirme, içerik oluşturma, e-posta gibi etkinlikleri içerecektir.
Bunlar, BPMN 2.0 diyagramlarının farklı endüstrilerde ve kullanım durumlarında nasıl kullanılabileceğine dair yalnızca birkaç örnek. BPMN 2.0, iş süreçlerini modellemek ve analiz etmek için standartlaştırılmış bir gösterim sağlayarak kuruluşların iletişimi, işbirliğini ve verimliliği geliştirmesine olanak tanır. Kuruluşlar, BPMN 2.0 diyagramları oluşturarak süreçleri hakkında fikir edinebilir ve iyileştirme alanlarını belirleyebilir.
VI. Sonuç BPMN 2.0'ın yararlarının ve öneminin özeti
BPMN 2.0, iş süreçlerini modellemek ve analiz etmek için standartlaştırılmış bir notasyondur. BPMN 2.0'ın yararları ve öneminden bazıları şunlardır:
Gelişmiş iletişim ve işbirliği: BPMN 2.0, paydaşların iş süreçlerini anlamaları ve tartışmaları için ortak bir dil sağlayarak departmanlar ve ekipler arasında iletişim ve işbirliğini geliştirir.
Standartlaştırılmış süreç dokümantasyonu: BPMN 2.0, iş süreçlerinin dokümantasyonu için standart bir gösterim sağlayarak kurumların açık ve tutarlı süreç dokümantasyonu oluşturmasını kolaylaştırır.
Gelişmiş süreç analizi ve optimizasyonu: BPMN 2.0, kurumların verimsizlikleri ve iyileştirme alanlarını belirleyerek iş süreçlerini analiz etmesine ve optimize etmesine olanak tanır.
Artan verimlilik ve maliyet tasarrufu: Kurumlar, süreçlerini optimize ederek döngü süresini azaltabilir, israfı ortadan kaldırabilir ve maliyet tasarrufu sağlayabilir.
Geliştirilmiş mevzuat uyumluluğu: BPMN 2.0, süreçleri belgelemek ve analiz etmek için standartlaştırılmış bir yol sağlayarak kuruluşların yasal gerekliliklere uymasına yardımcı olabilir.
Ölçeklenebilirlik: BPMN 2.0, her sektörde ve her boyutta işletmeye uygulanabilir, bu da onu iş süreçlerini modellemek ve analiz etmek için ölçeklenebilir bir çözüm haline getirir.
Genel olarak BPMN 2.0, kuruluşların operasyonel mükemmelliklerini geliştirmeleri ve stratejik hedeflerine ulaşmaları için önemli bir araçtır. Kuruluşlar, BPMN 2.0 diyagramları oluşturarak süreçlerine ilişkin öngörüler elde edebilir, iyileştirme alanlarını belirleyebilir ve operasyonlarını optimize edebilir.
BPMN 2.0'da geleceğe bakış ve potansiyel gelişmeler.
BPMN 2.0, iş süreçlerini modellemek ve analiz etmek için köklü bir notasyondur ve kullanımının gelecekte artmaya devam etmesi muhtemeldir. İşte BPMN 2.0 için bazı potansiyel gelişmeler ve görünüm:
Gelişmekte olan teknolojilerle entegrasyon: Yapay zeka ve blok zinciri gibi gelişen teknolojiler daha yaygın bir şekilde benimsendikçe, BPMN 2.0, daha gelişmiş süreç otomasyonu ve optimizasyonu sağlamak için bu teknolojilerle entegre olabilir.
Devam eden geliştirme ve iyileştirme: BPMN 2.0 geliştiricileri muhtemelen gösterimi iyileştirmeye, yeni özellikler eklemeye ve kullanıcı deneyimini iyileştirmeye devam edecektir.
Sektörler genelinde daha geniş benimseme: BPMN 2.0 birçok sektörde halihazırda kullanılıyor olsa da, küçük ve orta ölçekli işletmeler gibi süreç modellemeyi benimsemede daha yavaş olan sektörlerde daha geniş benimseme fırsatları olabilir.
Süreç yönetişimine artan odaklanma: Kuruluşlar, süreç yönetişiminin önemini giderek daha fazla fark ettikçe, BPMN 2.0, denetim izleri ve uyumluluk izleme gibi daha sağlam yönetişim yetenekleri sağlayacak şekilde gelişebilir.
Müşteri merkezli süreçlere artan vurgu: Kuruluşlar müşterilere değer sunmaya daha fazla odaklandıkça, BPMN 2.0, müşteri yolculuklarının ve müşteri merkezli süreçlerin modellenmesini desteklemek için gelişebilir.
Genel olarak BPMN 2.0, iş süreçlerini modellemek ve optimize etmek için güçlü bir araçtır ve gelecekteki geliştirmeler ve uygulamalar için potansiyeli çok fazladır. Kuruluşlar operasyonel mükemmelliğe ve müşteri değerine öncelik vermeye devam ettikçe, BPMN 2.0 muhtemelen bu hedeflere ulaşmada giderek daha önemli bir rol oynayacaktır.
NOT. "BPMN 2.0 Hakkında Bilmeniz Gereken Neler Var?" makalem 11.05.2023'te Next4biz Blog sayfasında yayımlanmıştır.
Commentaires