"Mükemmellik" dikkatli kullanılması gereken bir kavramdır. Bu sıfatı bir kurumun kendisine atfetmesi, objektiflikten uzaklaşmanın ve rasyonel gerçeklikten kopmanın ilk işareti olabilir. Ancak burada, ulaşılmış nihai hedeften ziyade, kurumun kendisini sürekli dönüştürerek gelişime adanmışlığını anlatan bir iş yönetim felsefesi kastedilmektedir. Bu açıdan, anlamı tanımından daha büyük bir kavramla karşı karşıyayız.
Operasyonel mükemmellik, bir kuruluşun süreçlerine ve sistemlerine odaklanarak performansını sürekli optimize etmeyi amaçlayan bir iş yönetim felsefesidir. Bu bakış açısı, verimliliği artırmak, maliyetleri azaltmak ve ürün veya hizmetlerinin genel kalitesini iyileştirmek için bir kuruluşun çalışma şeklini sürekli iyileştirmesini ve geliştirmesini kapsamaktadır. İşletmelerin günümüz rekabet koşullarında ve her geçen gün artan belirsizlik ve karmaşa içinde müşterilerine yarattıkları değeri sürekli artırdıkları, bunu yaparken işletme kaynaklarını etkin biçimde kullanmayı ilke edindikleri bir sürekli iyileşme felsefesidir.
Her sektöre göre farklı uygulamaların yoğun olarak kullanıldığı bir çok farklı disiplinin ve metodun kapsayıcı çerçevesini ifade etmektedir. En bilinen, genel kabul görmüş ve yaygın operasyonel mükemmellik metotları arasında 6 Sigma, Yalın Yönetim ve TPM (Total Productive Maintenance - Toplam Verimli Bakım) gibi iş yönetim metodojileri gelmektedir.
Operasyonel mükemmellik kavramının kökleri, sürekli iyileştirmenin başarı için gerekli olduğunun uzun zamandır kabul edildiği imalat endüstrisinden gelmektedir. Ancak son yıllarda, operasyonel mükemmellik ilkeleri, sağlık hizmetlerinden finans ve bankacılık sektörüne; yazılım ve teknolojiden e-ticarete kadar çok çeşitli sektörlere uygulanmıştır.
Özünde, operasyonel mükemmellik, organizasyon içinde bir mükemmele adanmışlık kültürü yaratmakla ilgilidir. Bu, sürekli iyileştirme zihniyetini teşvik etmek ve tüm çalışanları sorunları belirleme ve çözme konusunda yetkilendirmek anlamına gelir. Ayrıca, maksimum verimlilik ve etkinlik elde etmek için net amaç ve hedefler belirlemeyi, kurumsal strateji ve taktikleri bu hedeflerle uyumlu hale getirmeyi kapsamaktadır.
Operasyonel mükemmelliğin anahtar yönlerinden biri, ilerlemeyi izlemek ve iyileştirme alanlarını belirlemek için performans ölçütlerinin ve temel performans göstergelerinin (KPI'ler) kullanılmasıdır. Kuruluşlar, belirli kriterleri düzenli olarak ölçerek ve analiz ederek operasyonları hakkında daha derin bir fikre kavuşabilir ve iyileştirme fırsatlarını belirleyebilir.
Organizasyonların operasyonel mükemmelliğe ulaşmak için uygulayabilecekleri bir çok yaklaşım mevcuttur. Popüler yöntemlerden biri, kusurları ve israfı ortadan kaldırmak için süreçleri analiz etmeyi ve iyileştirmeyi içeren problem çözmeye yönelik sistematik bir yaklaşım olan Altı Sigma'dır. Altı Sigma, süreçlerdeki verimsizlikleri belirlemek ve ele almak için kullanılabilen DMAIC süreci (Tanımla, Ölç, Analiz Et, İyileştir, Kontrol) gibi bir dizi özel araç ve teknik içerir.
Altı Sigma ile birlikte sıklıkla kullanılan bir başka yaklaşım da, Altı Sigma yaklaşımı ile Yalın üretim felsefesinin bir karışımı olan Yalın Altı Sigma'dır. Yalın üretim, üretim sürecinde katma değeri olmayan faaliyetleri tanımlayıp ortadan kaldırarak değeri en üst düzeye çıkarmaya ve israfı en aza indirmeye odaklanan bir felsefedir. Yalın Altı Sigma, bir organizasyonun performansını optimize etmek için Altı Sigma ilkelerini Yalın Üretim ilkeleriyle birleştirir.
Bu metodik yaklaşımların bir kurumda hayat bulmasını sağlamak üzere, kuruluşların operasyonel mükemmelliğe ulaşmak için kullanabilecekleri araçların başında BPM (Kurumsal Süreç Yönetimi) yazılımları gelir. Bu yazılımlar, BPMN ve BPM 2.0 gibi normatif disiplinlere bağlı kalarak, kurumdaki tüm işlerin iş kurallarıyla otomatize edilmiş birbirleriyle ilişkili durumlar arası geçişlerle tanımlanmış ve tasarlanmış iş akışlarıyla yönetilmesini sağlayan kurumsallaşma çözümleridir.
BPM yazılımları sayesinde kurumlar bir yandan standartlaşan işlerin kendiliğinden yürütülmesini sağlarken diğer yandan da verimsizlikleri ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek için süreçlerin görsel diyagramlarını (dashboard) oluşturmayı içeren süreç haritalamayı ve sorunların altında yatan nedenleri belirlemeye yönelik sistematik bir yaklaşım olan kök neden analizinden yararlanırlar.
Operasyonel mükemmelliğe ulaşmak, sürekli iyileştirme taahhüdünü ve değişimi benimseme isteğini gerektirir. Aynı zamanda etkili iletişim ve işbirliğinin yanı sıra sürekli değişen iş ortamına uyum sağlama becerisini en temel koşullardan birisidir. Kurumların operasyonel mükemmelliği uzun vadede sürdürebilmeleri için, sürekli iyileştirmeyi sağlamak üzere çalışanlarının gereken bilgi ve beceriye ulaşmalarını sağlamak amacıyla eğitime ve gelişimine yatırım yapmaları gerekir.
Neden kurumlar Operasyonel Mükemmellik kültürüne sahip olmalıdır?
Operasyonel mükemmelliğin bir işletmeye sağladığı fayda çok boyutludur. Kuruluşlar, süreçleri kolaylaştırarak ve israfı ortadan kaldırarak maliyetleri azaltabilir ve işletme kârını artırabilir. Ek olarak, sürekli iyileştirmeye odaklanmak, artan müşteri memnuniyeti ve bağlılığının yanı sıra daha ilgili ve motive olmuş bir iş gücünün de anahtarıdır.
Her işletmenin vizyonunda her türlü kaynak kaybını azaltmak ve ürün/hizmet kalitesini artırmak mevcuttur. Bunun için kurumsallaşmış standartlar oluşturarak gelişimi takip edebilmek ve değişime hızla uyum sağlayabilecek esnek bir yönetişim modeline ihtiyaç vardır. Bu amaçla şirket stratejileri ve hedefleri tüm şirket çalışanlarına ve hatta rutin görev tanımlarına indirgenerek net biçimde tanımlanmalıdır. Kullandığı araçların ve kaynağın genel iş sonuçlarına etkisini -yansımasını- gören bir çalışan, kendisini şirketin anlamlı bir parçası olarak daha değerli hissedecektir.
Ancak her işletmede maliyet yapısına bağlı olarak farkında olunmayan ve fakat önlenebilme imkanı olan kayıplar mevcuttur. İşletmenin bu kayıpları farketmesi ve kayıplarla mücadele eden bir organizasyon kurarak çalışanların gönüllü olarak kayıpları azaltacak bir kurum kültürüne sahip olmalarını sağlayacak bir habitat oluşturulmalıdır.
Bir organizasyonun en önemli unsuru insandır. Çalışanlarının mutlu olmadığı hiç bir kurum kalıcı olamaz. Sürdürülebilir başarı için çalışanların kendilerini üretken hissettikleri ve yaptıkları işten haz aldıkları koşulları yaratmak gerekir. Bu noktada asıl hedef, problemlere karşı kendiliğinden harekete geçen sürekli gelişime adanmış ve değişime uyum esnekliğine sahip profesyoneller yetiştirmektir. Çok çalışmak ve verimli çalışmak aynı şey değildir. Çalışanların yaptıkları her işin sonuca olan etkisini bilerek ve görerek iş yapmaları verimlilik esasının tüm işlere yayılmasını sağlamaktadır. Bunun için görünen ve görünmeyen tüm kaynakların finansal bir değerinin olduğunun farkında olunması ve tüm kaynaklar ve bu kaynakların kullanımı ile alakalı standartların olması gerekir. Standartların olmadığı alanda başarı tanımlaması yapılamaz. Başarı için belirlenecek en önemli standartlar ise en iyi sonuçlar referans alarak belirlenmelidir.
Operasyonel mükemmellik tek seferlik bir olay değildir - sürekli çaba ve bağlılık gerektirir. Tüm çalışanların sorunları belirleme ve çözmeye aktif olarak katıldığı bir sürekli öğrenme ve iyileştirme kültürü gerektirir. Aynı zamanda, sürekli değişen bir iş ortamına uyum sağlama yeteneğinin yanı sıra, değişimi kucaklama ve yeni yaklaşımlar deneme isteğini de gerektirir.
Sonuç olarak, operasyonel mükemmellik, süreçlerin ve sistemlerin sürekli iyileştirilmesi ve optimizasyonu yoluyla bir organizasyonun performansını optimize etmeyi amaçlayan bir iş felsefesidir. Kuruluşlar, bir mükemmellik kültürü yaratarak ve çalışanları sorunları belirleme ve çözme konusunda yetkilendirerek, artan verimlilik, maliyet tasarrufu ve gelişmiş müşteri memnuniyeti elde edebilir.
Unutmayın, mükemmelliğe adanmışlık sonsuz bir yolculuktur!
Not: Bu yazım 09.02.2023'te Next4biz Blog sayfasında yayımlanmıştır.
댓글