Bugün artık çoğu kurum, kuruluş ya da işletme tüm işlerini tanımlı süreçlerle yürütmeyi ve yönetmeyi hedefliyor. Bunun altında yatan en önemli gerekçe, özellikle sürdürülebilir büyümenin organizasyonlar açısından en kritik başarı faktörü olmasıdır. Üretimden, finans ve muhasebeye, satış sonrası hizmetlerden pazarlama faaliyetlerine kadar bir bütün olarak her işin ne kadar sürede ve kimin tarafından yapılacağını planlamak, organize etmek ve koordinasyonunu sağlamak, servis seviyesi hedeflerine bağlayarak işlerin kendiliğinden yürümesini sağlamak her yöneticinin hayalidir.
Peki ama nasıl?
Bu sorunun cevabını aramadan önce kısa kısa süreçlerle çalışmanın ve süreçlerle iş yönetmenin bir organizasyona neler kazandıracağına değinelim:
Müşteri ve Çalışan Deneyimi
Müşterilerinin ve çalışanlarının memnuniyeti yok saymak mümkün mü? İşletmenin en temel iki unsuru olan bu 2 hedef kitlenin kalıcı mutluluğunun sağlanabilmesi elde ettikleri deneyimin sürekli geliştirilmesine bağlı. Tanımlı süreçlerle çalışmak, müşterilerin olası sorunlarının giderilme mekanizmalarını kurumsallaştırarak müşteri odaklılığı bir kurum disiplini haline getirirken işlerin yapılış biçimini standartlara bağlamak da çalışanların yaptıkları rutin işlerle ilgili kaygılarını bertaraf eder.
Müşterinizin sosyal medyadan ilettiği bir şikayetini çözme biçiminiz standart akışlara ve sürelere bağlı ise ve her adımda da müşterinizi proaktif olarak süreçten haberdar ediyorsanız müşterinizin sizin problem çözme kabiliyetinize yönelik tüm korkuları ortadan kalkacak ve ona yaşattığınız deneyim size karşı hissettiği sadakati bir nebze daha artıracaktır.
Aynı durum çalışanlarınız için de geçerlidir. Çalışanlarınızın kafasında "Bunu nasıl yapacağım?" sorusunun olmadığı bir iş yaşamı düşünsenize…İşte süreçlerle çalışmaya başladığınızda bu soruya daha az maruz kalacak, çalışanlarınızın olası belirsizlikleri kolayca atlattığı huzurlu ve güvenli bir şirket olarak çalışanların da en çok tercih ettiği bir işverene dönüşeceksiniz.
Problemsiz bir iş yaşamı her halde hiç işin yapılmadığı bir dünyada mümkündür. Problemsiz olmaktan ziyade problemlerle yüzleşip onları en kolay ve akıcı yolla çözebilmek çevik bir işletmenin gururla taşıyacağı en önemli paye olsa gerek. Süreçlerle iş yönetmek kurumun problem çözme kabiliyetini geliştiren en önemli disiplindir. Karşılaşılan problemlerin kök nedenlerine inmek, sorunun asıl kaynağını teşhis edip soruna yerinde müdahale ederek çözüme kavuşturmak işletmenin sınıf atlamasına sebep olur ve sektöründe kalıcı izler bırakır.
Artan Verimlilik
İşletme için boşa harcanan paradan daha kötüsü boşa sarfedilen emek. Üretenin emeğini, zekasını, enerjisini ve zamanını boşa harcamasından daha büyük bir müsriflik olamaz. Eğer kurumunuz tüm işlerini mükemmel bir orkestrasyonla yürüttüğü bir konçertoya dönüştürebilirse işte o zaman organizasyon içinde alınan her nefes, atılan her adım bir keyife dönüşür. Bu orkestrasyon için, işlerin üzerinde yürütüleceği bir “dijital” platformun olması kaçınılmaz. Bu platformda işlerinizi uçtan uca tasarlayıp yine aynı bu platformda “tıkır tıkır” işletebiliyorsanız, o zaman emek, zeka, enerji ve zaman tam karşılığını -yani değerini- bulur.
Ölçülebilirlik
Eğer doğru okumayı biliyorsanız rakamlar en dürüst yardımcılarınızdır.
Şirketiniz bu ay en çok hangi tür işlerle uğraştı?
Bu işler için kaç adam/saatlik efor harcadınız?
En uzun süren işiniz hangisiydi? Hangi birimde ya da istasyonda işler neden gecikiyor?
Bu soruların hepsine cevap bulmanız için kalbinizin sesinden daha fazlasına ihtiyacınız var: Rakamların sesi!
Rakamların sesine kulak verebilmeniz için de tüm işlerinizi rakamlara dökebileceğiniz süreç temelli bir yazılıma...
Operasyonel Risklerin Düşürülmesi
Kişilere bağımlı bir işletme yönetmek her an ipten düşebilecek bir cambazın sırtında iki direk arasında asılı incecik bir halatın üzerinde karşıdan karşıya geçmeye çalışmak gibidir. Bir yandan bir an evvel karşıya geçmek arzusu içinizde yanarken diğer yandan da sizi hedefe ulaştıracak "ustanın" bir sonraki adımı nasıl atacağını bilemiyor ya da kestiremiyor olmanın yarattığı adrenaline ne kadar katlanabilirsiniz?
Operasyonel hataların minimum seviyeye indirilebilmesi için hangi durumda kimin ne ya da neler yapabileceğinin belirlenmesi ve hatta tanımlanması gerekir. Kişisel inisiyatifler beraberinde öngörülemeyen sonuçlar doğurur. Süreç yönetimi disiplini iş yaşamının bu flu perdesini aralayan, işletmeye daha fazla ışık katan en önemli aydınlatıcı araçtır.
Şimdi gelelim "nasıl?” sorusunun cevabına…
Bugün için bu sorunun en ideal cevabı bir süreç temelli yazılım ile olacaktır. Müşteri hizmetlerini, satış sonrası hizmetleri, servis yönetimini, satış ve pazarlama faaliyetlerini, finans ve muhasebe işlerini, satın alma ve tedarik zinciri yönetimini, kalite yönetimini, üretim yönetimini özetle bir şirketi var eden ve ayakta tutan tüm işleri uçtan uca tasarlayıp üzerinde yürütebileceğiniz bir dijital platform ile yönetebilirsiniz. Özellikle tasarımı için kod kullanmaya, teknik bilgiye veya da özel danışmanlığa ihtiyaç duyulmayan türden bir platform tüm uyarlama maliyetlerinizi de optimize edecek, ve operasyonel verimliliğinize ek olarak, finansal verimliliğinize de katkıda bulunacaktır.
Comments